Soyons honnêtes : assister à une conférence vidéo est généralement l’une des activités que les employés essayent plutôt d’éviter.
Comment rendre cet exercice plus attrayant ? La manière dont se déroule actuellement les conférences vidéo n’est pas vraiment de nature à enthousiasmer le personnel des entreprises ou à les inciter à se tenir informé de ce qui se passe dans l’organisation pour laquelle ils travaillent.
Quelques règles simples permettent cependant de maintenir l’attention des participants.
Faire des réunions de visioconférence courtes
En utilisant des fournisseurs comme Bluejeans visioconférence pour vos réunions en France, il est important de garder à l’esprit qu’il est préférable de faire des réunions courtes.
Vous ne pouvez pas programmer une conférence vidéo d’une heure ou plus, et honnêtement attendre de vos employés qu’ils prêtent attention à tout ce que ce qui a été dit.
En fait il est assez probable que, après les 15 premières minutes, l’attention des participants décline rapidement.
Le résultat final est que vous risquez de parler pendant que les gens à l’autre bout de la conférence vidéo sont peu susceptibles de prêter attention à ce que vous avez à leur dire.
Non seulement c’est une perte de temps, mais c’est est aussi un gaspillage des ressources de l’entreprise, puisque ces employés feraient sans doute mieux de travailler au lieu d’être assis dans une salle de réunion à faire semblant d’écouter.
L’expérience prouve que pour être efficaces, les conférences vidéo doivent être courtes et sur un point précis.
Elles ne doivent pas concerner des affaires trop complexes mais plutôt se concentrer sur des informations ponctuelles qui peuvent être facilement comprises et assimilées par les auditeurs.
S’adresser aux participants par leur nom
Computer Weekly suggère une autre méthode qui peut être utilisée afin de maintenir l’attention des participants : c’est tout simplement de les appeler par leur nom lors de la conférence.
En utilisant leurs noms et en leur demandant leur opinion, cela crée deux réactions distinctes : la première réaction est que cela montre que vous reconnaissez que l’opinion de vos salariés est valorisée, et qu’ils peuvent avoir une influence positive sur la société.
Cela démontre aussi que vous les appréciez en tant que personnes et non pas simplement comme des numéros sur une feuille de calcul.
La deuxième réaction est que si vous établissez comme une habitude de faire participer les gens par leur nom lors d’une réunion, alors il est probable qu’ils prêteront davantage d’attention à ce que vous dites, au lieu de se contenter de regarder les taches de peintures au plafond.
Favoriser la participation
Une autre façon de maintenir l’attention de vos employés est de favoriser leur participation aux réunions. Inc.com explique que, après que vous avez donné votre point de vue concernant les opérations en cours au sein de l’entreprise, vous pouvez demander aux autres participants leurs opinions sur la structure actuelle des opérations au sein de l’entreprise et si de nouvelles méthodes d’exploitation doivent être mis en œuvre.
Vous créez ainsi un moyen par lequel les employés perçoivent que leurs opinions comptent pour l’entreprise ainsi qu’une méthode pour les sensibiliser au sujet de ce que vous avez dit précédemment
Présenter un problème concret à résoudre
Une autre façon pour vous d’obtenir des participants une meilleure attention lors de conférences vidéo a été suggéré par Lifesize.com : c’ est de leur présenter des problèmes concrets à résoudre.
Par exemple, vous pouvez indiquer qu’un membre du personnel de l’encadrement a besoin de formations spécifiques pour faire son travail, mais que cela pose un problème car l’une des personnes impliquées dans la formation est malade, ce qui crée le problème potentiel d’un arrêt, ou d’un ralentissement dans les opérations de l’entreprise.
La solution évidente à ce problème serait de savoir si les tâches spécifiques de cette personne peuvent être distribuées entre d’autres membres d’une équipe.
Après une formation adaptée des autres membres de l’équipe, les salariés peuvent désormais être plus facilement remplacés, ce qui crée un système efficace en cas d’absence d’une des membres de l’équipe pour maladie.
Les autres membres de l’équipe auront ainsi pu acquérir des compétences et connaissances spécifiques nécessaires pour faire le travail de cette personne. En impliquant des collaborateurs qui développent des solutions à ce genre de problème, ils se rendront compte de ce qu’ils doivent faire dans leurs propres tâches, et en même temps ils prêteront davantage d’attention aux réunions de conférence vidéo.
En résumé
Dans l’ensemble, si les conseils donnés dans cet article sont suivis, vous aurez certainement de bonnes chances d’obtenir une intéressante conférence vidéo, avec toute la meilleure attention possible des personnes qui y assisteront.
